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知識管理解決方案

知識管理作為一個新興的管理概念,已經被學術界所接受,但尚未形成一個人們普遍認可的定義。目前,國內對知識管理有兩種不同的看法。一是認為知識管理是一種硬性化的管理,注重的是信息管理系統、人工智能、商業職能和員工、供應商的門戶(ERP)等;另一些人則認為,知識管理是一種人性化的管理,提倡以人為主導通過人本管理來實現組織知識的創新管理。其實,這兩種觀點都有可取之處。

首先,我們要明確知識管理與技術是不等同的,但必須借助信息技術才能實施。而知識的主體是人,大量的隱性知識存在于人們的頭腦中沒有被挖掘,這對企業來說是很大的損失。企業如何開發這種潛在的知識就成了知識管理的一項重要的任務。

我們可以說知識管理是協助企業組織和個人,圍繞各種來源的知識內容,利用信息技術,實現知識的生產、分享、應用以及創新,并在企業個人、組織運營、客戶價值以及經濟績效等諸方面形成知識優勢和產生價值的過程。知識管理已經成為指導企業管理的核心。


知識管理方案概述

  • 現狀分析

    創造知識難:知識創造的動力或能力不足,具體表現在大部分員工“只愿乘涼,不愿植樹”,缺乏創造新知識的動力,或者創造新知識的能力不足;

    管理知識難:知識分布在不同的頭腦中、不同的個人電腦或者IT系統中,知識量越來越大,造成知識管理的集中化、顯性化、結構化難;

    使用知識難:知識散落在各種,不知道到哪找知識、不知道如何找知識,缺乏對知識的識別能力,使得以有知識難以有效復用;

    分享知識難:分享的意愿與技術手段缺乏,造成人和人之間知識共享困難、多個系統之間知識共享困難、人和系統之間知識共享困難;

    知識管理持續難:缺乏組織、激勵的長效機制,存量知識初始化工作量大,增量知識沒有制度保證其可持續等。

  • 需求分析

    企業對于管理有不同的視角、到底企業可以從知識管理中獲得收益?我們需要從企業戰略、企業業務、人力資源、IT和文化五個視角幫助企業高層、業務部門、人力資源部門、IT部門和文化建設部門分析知識管理應該如知識管理對于企業的戰略目標,可以歸納為“可積累、可復制、可管控、可持續”。

    企業業務視角看,知識管理如何幫助業務提升?通過知識管理使每個部門/崗位的員工都能像有經驗的員工一樣工作,提升每個崗位的專業化能力。

    知識管理和人力資源工作緊密結合,知識管理的重點也應逐步從傳統的以“知識”為中心轉到以“人”為中心。

    從IT視角分析,CIO們需要綜合考慮企業不同的業務特性和知識特性,以及企業的信息化水平,來進行知識管理系統的整體規劃。

    從文化視角分析,知識管理要保持持久的生命力,最終必須要落實到企業的文化上;而一個以共享、持續學習為基礎的開放,創新的企業文化才能保證企業不斷發展,在激烈的市場競爭中獲得領先地位。

  • 應用價值

    知識管理幫助企業“可積累”,打造有記性的企業。“以史為鑒,可以知興替”,組織變得有記憶力,不是記在員工腦中,而是記在公司的IT系統中,企業的知識資產也能得以持續積累,從而使企業具有龐大的能量和吸引力。

    知識管理幫助企業“可復制”,實現高速穩健的擴張。企業要實現快速發展和規模擴張,如從區域性到全國性的發展,從十幾家門店到成百上千家門店的擴張,以及同行業的并購整合等,合理完善的知識管理可以協助企業實現“成功模式的快速復制”,同時,對于知識密集型的企業,項目經驗的復制和人才培養也是知識復用效果的最佳受益者。

    知識管理幫助企業“可管控”,實現戰略一體化管理。對于處在快速發展或者戰略轉型期的企業,如何保證企業發展穩健、高效可控,需要企業具備一體化管控能力,包括從企業內部統一溝通語言、建立一體化共享服務平臺,到戰略變革推動的整個過程,知識管理都可以在其中發揮積極作用。

    知識管理幫助企業“可持續”,形成企業核心競爭力。在大數據時代,企業可通過知識管理平臺,實現各類結構化與非結構化數據的集成,并從中提取最佳商業智能,最終衍生形成組織智慧和企業的核心競爭力(投資和決策能力、客戶和市場能力、管理和運作能力、學習與創新能力)。

知識管理方案功能

  • 知識門戶
  • 知識庫
  • 知識激勵
  • 知識共享、互動
  • 知識檢索
  • 知識管理文化轉變

知識門戶是展現知識信息的第一窗口,是企業文化、制度、信息發布的有效渠道,是企業統一戰略思想的平臺。


致遠提供知識廣場作為知識員工交流互動的公共場所,鼓勵知識分享,擴大知識傳播和利用。激勵員工貢獻個人知識,防止組織知識流失,讓有價值的知識獲得更大范圍更快速的傳播。


知識廣場提供學習區、廣場熱點、知識貢獻排行榜等多項應用,讓知識更直接分享,知識互動效果更好,同時也可以實現員工之間的知識競賽,提高知識傳播的積極性。


企業需要構建一個核心知識庫,積累知識資產,來支撐業務工作的開展、業務能力的提升。致遠知識管理平臺中的文檔中心是進行各種知識沉淀過程,具體指對現有的文檔知識進行收集、整理、分類和管理的過程。它通常包含了隱形知識顯性化和顯性知識綜合化這兩個模式的知識轉化,并通過借閱,發送,訂閱等方式進行知識的利用。


文檔中心的分類亦是知識分類體系的設計,方法可通常分為以下9種,具體分類中可以綜合應用:按組織結構設計、按專業職能/專業分工、按業務過程、按業務邏輯、按產品專業領域、按使用范圍、按文檔來源、按文檔性質、按文檔狀態等。


在進行知識文檔體系設計時,可能會同時運用到以上一種或多種方式,具體需根據企業的戰略目標和運營重點作為主要參考,同時需考慮到文檔的權限分配等。


知識管理激勵的目的是推動知識積累、知識分享和知識應用,在具體設計中需要遵循以下三項原則:


激勵對象:對在知識管理工作中作出較大貢獻的團隊及個人進行激勵,激發員工進行知識積累與分享。


部門與員工激勵的方向一致:員工個人獲得的激勵幾分可匯總作為評估部門知識管理工作表現的主要量化指標,保持部門與員工方向一致。


知識積分規則的動態調整:系統使用初期,文檔閱讀也可以計入積分,因為該階段重點鼓勵隱性知識的積累和應用,則隱性知識分享活動及相應文檔設置較高的單項積分。


致遠的個人知識中心是將通過文檔發布到知識中心的信息進行全面展示,包括知識學習區、常用文檔的查看,閱讀信息、動態、評論的展示,知識中心是個人知識信息的集中展示。


內容包括個體創建的文檔、收藏他人的文檔,以及他人、組織推送的內容,評論文檔內容。幫助完成良好的個人知識社區。主要內容:【個人知識狀態】、文檔顯示區和知識欄目,文檔顯示區又分為:【我讀】(最近閱讀+最近收藏)、【動態】(我的訂閱或組織推送信息、他人推薦文檔)、【評論】(我的評論 記錄和他人評論記錄)、【我的知識庫】(個人創建+收藏他人)。


致遠的知識支持多種檢索條件和關鍵字全文檢索策略。全文檢索基于高性能和安全的搜索技術和中文自然語言處理技術開發,在協同管理系統權限讀取控制范圍內,對各類文檔諸如協同、表單、紅白頭文件和資料等信息進行全文檢索,檢索的內容包括標題、正文、附件、時間和處理意見等。


應用特征:


信息檢索在協同辦公平臺的權限控制范圍內;


無需部署安裝;


支持對權限讀取范圍內的表單、公文進行入庫檢索。其中:表單隱藏字段不支持檢索;公文根據密級進行索引,默認情況下為普通密級公文進行檢索,用戶可根據需要(安全、保密)按照密級設置可以索引的公文;


支持全文檢索與即時查詢相結合,為用戶提供更準確定位,使得用戶快速獲取所需信息;


檢索結果提供按時間排序方式。


全文檢索支持多種數據格式,包括Word、Excel、PPT、HTML,全文檢索可以全面實現支持協同、調查、知識管理、新聞、討論、會議、公告等全面檢索。


知識管理文化推行需要經過內化于心、固化于制、外化于形、實化于行四種境界,進而完成從意識——行為——習慣的逐步轉變。


內化于心:通過知識共享文化的宣導和知識管理培訓等工作將知識共享文化的理念內化為員工的信念;


固化于制:通過制定管理制度、設計管理流程、進行知識管理評估等措施規范和固化知識管理模式;


外化于形:建設知識共享平臺,促進知識的持續積累和應用,實現知識價值最大化;


實化于行:使踐行知識共享成為員工的自覺行為,并最終成為行為習慣。


因此,知識文化可從兩個方面去建設:一方面是各類知識管理具體工作的推動,如知識體系設計、組織/制度建設、重點技術知識整理、平臺建設,另一方面是共享文化的宣導,從行動和理念兩方面逐步促進員工行為轉變,實現共享自覺化。


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