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高德軟件:架構統一工作平臺,實現高效智能管理

“沒有蒸汽發動機,除了多人抬、牛馬拉,不知有什么可以提高運輸效率?沒有致遠協同系統,除了跑斷腿、狂加班,不知還有什么可以提高工作效率?致遠協同系統是辦公的工業革命,是大協同時代的工作革命。”

2013年致遠用戶大會上,一位客戶這樣聲情并茂道。而這家客戶,正是來自國內領先的數字地圖內容、導航和位置服務解決方案提供商——高德軟件,其為何如此認可致遠協同系統,在此高評價的背后,究竟解決了怎樣的管理問題、提供了怎樣的解決方案、創造了怎樣的管理價值?讓我們一起走進高德軟件,了解致遠與高德的故事。

高德軟件有限公司于2002年成立,其業務主要覆蓋互聯網和移動互聯網、車載導航、政府和企業應用三大領域。公司于2010年7月1日在美國納斯達克股票市場成功上市,從此邁入公司發展新紀元。

伴隨著公司的快速發展,高德軟件在全國多地設有數據生產基地、研發基地及辦事處。在企業日益壯大的喜悅背后,高德軟件面臨的管理困惑也是日益凸顯:多地辦公模式使紙質簽字審批耗時較長,效率低下,且多系統并存,致使重復實施、維護工作多,使用極為不便。為此,高德軟件迫切地希望提高審批工作效率,解決多地辦公簽字的不便,且統一審批工作平臺,降低實施維護工作。正當高德軟件為此百感交集時,致遠協同OA的恰時出現,對高德來說,更是撥開云霧見青天。2011年6月,高德軟件正式啟用致遠A8協同管理軟件,開啟全新的信息化辦公道路。

高德軟件的協同路

公司法務部率先實施,在法務部應用的示范和協助下,IT部、資產部、企管部、財務部、人力資源部、行政部、工會、采購部、數據生產部、產品研發等部門紛紛跟進實施,實現了從紙質審批方式向電子審批方式的轉變。財務部NC系統和人力資源部白金系統原有審批工作流程也一致遷移至A8協同系統,統一工作平臺。

首次應用:合同管理流程

通過在致遠協同系統搭建合同審批流程,實現了合同審核、審批、蓋章、歸檔、統計的完整線上管理,既方便了審核工作,提高了審批速度,也減少了人工歸檔統計,提高了合同管理效率。

典型應用:采購管理

管理問題:采購付款申請時需手動輸入資產明細,為避免重復付款,付款申請時財務部及采購部都要進行大量的數據核查。

解決方案:搭建資產信息底表,采購流程結束后將明細回寫至底表,付款申請時從底表調用資產信息,完成后回寫付款狀態至底表。

應用價值:1、相關信息不用手工錄入或跨表查詢,直接從底表調用顯示在當前表單;2、流程結束后將相關信息回寫入底表,避免重復申請、反復查詢等情況;3、減少審批時數據核對工作,避免資產、付款信息出錯,縮短審批時間;4、資產情況、付款狀態等信息一目了然,方便后續的維護、跟蹤、統計。

實施創新:通過員工信息底表簡化流程

管理問題:組織架構龐大、層級復雜,并且調整較為頻繁。按部門設立分支條件流程復雜,并需經常維護,維護不及時易出現審批人員錯誤。

解決方案:設置員工信息底表,將員工及審批人信息錄入底表,在填寫審批表時通過底表選擇申請人,將申請人信息及對應的審批人帶入到表單中,從而簡化流程設置并方便審批。

高德軟件協同應用之“兩高兩低”

一、提高辦公效率

1、通過變手工審批為電子審批,變串簽流程為會簽流程,簡化審批環節,提高審批速度;

2、通過變手工手段為電子手段,采用辦公自動流轉功能,利用電子信息搜索手段、日程事件管理、信息共享管理,達到簡化人工操作,提高操作效率;

3、通過在線即時通訊溝通,方便信息溝通,提高溝通效率。

二、提高管理執行力

1、落實制度建立辦公流程,建立操作規范、流程,固定審批表單模,規范辦公制度,實現標準管理;

2、數據均記錄在系統,保留各種操作痕跡,監控工具查詢執行狀態,對業務數據的安全訪問,通過規范化管理、追溯跟蹤執行結果,從而提高管理透明度;

3、與業務系統的集成、從業務系統提取信息、從知識庫查詢有用信息,提高決策能力;

4、取代手工,自動化運行,提高反應速度。

三、降低行政成本

1、通過單位運營車輛管理調度,節約用車成本;

2、通過系統資產數據庫及管理降低辦公設備成本;

3、通過知識庫管理、共享文檔、電子發布節約文檔管理費用;

4、通過網絡資源鏈接和查詢、和業務系統的集成、辦公信息的綜合查詢、知識庫的利用提高信息獲取速度。

四、降低人力成本

減少重復性人力工作、自動化系統替代人工,實現人均效率提高、同樣薪水支出人均產出明顯提高,將節約的薪金投入最需要的部門中。

致遠協同辦公系統已伴隨高德軟件走過三年有余。三年的光陰,協同管理軟件之于高德,已不單單是軟件本身,它是軟件,更超越軟件,在高德人眼里,協同就意味著管理。在協同管理平臺上,高德人的思想得到了統一,高德人的執行力愈發高效,高德人得以在此平臺上走出一條效能之路、創新之路。如今,隨著致遠V5出師,大協同時代的工作革命徐徐拉開,在企業信息化的漫漫長路上,致遠協同系統作為高德軟件的管理利器,定會掀起一場辦公的工作革命!

快速定位:相關資料

客戶價值

電子化審批

從法務部到IT部、企管部、財務部、人力資源部全面的電子化審批。

各部門統一審批

財務部NC和人力資源的白金系統審批管理遷移至A8協同系統統一審批。

兩高一低

高德軟件協同應用之“兩高一低”,高效率、高執行力、低成本。

高效能

高德人在此平臺上走出一條效能之路、創新之路。
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